منطق سیستمی

اين منطق جديد علم يا فلسفة دانش يا چارچوب تفكران علمي تحت عناوين مختلف ظاهر گشت . در جامعه شناسي فانكشناليستها ، اقتصاد كينزو پيروان او، در روانشناسي معرفين نظرية گشتالت و حوزة رواني و در رياضيات آلبرت اينشتين با قانون نسبيت خود از اين منطق جديد استفاده كردند .

منطق جديد در بين دانشمندان مديريت تحت عنوان نظرية سيستمها شناخته شد . پس از اين مقدمه كوشش ما به شناخت اين منطق و كاربرد آن در مديريت سازمان معطوف خواهد شد .

بحث دربارة نظرية سيستمها به ترتيب زير خواهد بود :

1ـ تعريف سيستم و انواع آن

2ـ اهميت و هدف از نظرية سيستمها

3ـ مقدمات طرز فكري سيستمي

4ـ مشخصات عمومي سيستمها

تعريف سيستم و انواع آن

به ساده ترين زبان سيستم عبارت از : مجموع واحد يا كل متشكل ازاجزاي مربوط به يكديگر مي باشد . اين تعريف در مفهوم عام خود شامل هر شئي واحدي كه از اجزاي مربوط به يكديگر ساخته شده باشد ، مي گردد . مجموعة واحد چيزي است غير از جمع اجزا . شناسايي اين مفهوم در درك نظرية سيستمها اهميت زيادي دارد ، از اين لحاظ با ذكر مثالهاي مختلف كوشش مي شود تا منظور از بحث روشن شود .

1ـ نيروي لازم براي شكستن دو چوب باهم چيزي است غير از نيروي لازم براي شكستن آنها به طور جداگانه ، زيرا چوبها با يكديگر به صورت سيستم واحدي در مي آيد و نيرويي به مراتب بيشتر از دو نيرويي كه جهت شكستن هر دو چوب لازم است مورد نياز است .

2- كشاورزان مناطق كم آب به خوبي مي دانستند كه چنانچه آب قنات را در استخر جمع كنند كاربرد آن براي آبياري به مراتب بيشتر خواهد بود به همين علت يك ، دو يا سه شبانه روز آب چشمه يا قناتي را در استخر مزرعه جمع مي كردند ، سپس دريچة زير آب استخر را براي چند ساعتي باز مي كردند ، نتيجه اين بود كه اگر آب از منبع اصلي مستقيماً براي آبياري مي رفت مي توانست حداكثر هزار متر مربع از زمين را آبياري كند و حتي در بعضي مواقع آب كم حتي به سرزمين مورد نظر براي آبياري نمي رسيد، حال آنكه همان ميزان آب يه شكل واحد مي تواند يك هكتار ( ده هزار متر مربع) از همان زمين را آبياري كند .

3ـ مورخين مي نويسند: چنانچه هواداران لطفعلي خان زند آخرين دودمان زنديه مي توانستند به صورت يك مجموعة واحد ( سيستم ) درآيند ، در آخرين نبرد خود در اطراف كرمان شكست نمي خوردند .

4- قدرت توليدي صد نفر به طور انفرادي با قدرت توليدي صدنفر به صورت يك سازمان يا مجموعة واحد كه بر اساس تقسيم كار منظم شده است اختلاف فاحش دارد.

در تعريف و تشخيص سيستم نكتة مهم ديگري نهفته است و آن عبارت از ارتباط اجزا با يكديگر مي باشد . نحوة ارتباط بين اجزاي سيستم ، شكل ،خاصيت و نتيجة كار سيستم را مشخص مي كند . با يك مقدار معين از مواد اوليه براي ساختمان مي توان انواع و اقسام ساختمان با اشكال مختلف و قدرت مقاومت گوناگون بنا كرد . با ذكر يك مثال اهميت ارتباط اجزا تشريح مي شود : در حدود هفت قرن قبل سقفي درمسجد جامع اصفهان زده شد كه معروف به سقف بي ملاط است ؛ مي گويند اين سقف بدون استفاده از مواد چسبندة گچ و گل و يا ساروج ساخته شده است و سازندة آن روابط آجرهاي سقف را آنچنان با يكديگر تنظيم كرده است كه هنوز پابرجا است و شايد قرون متمادي ديگري نيز پابرجا باشد . در برابر اين سيستم ساختمان ، سقفي ديگر ( سقف فرودگاه مهرآباد ) را در نظر گرفت كه با محكمترين وسايل و مواد ساخته شده باشد و به جاي خاك و گل از سيمان ، آهن و بتون آرمه استفاده به عمل آيد ، اين سقف ممكن است پس از مدت كوتاهي مثلاً ده سال فرو ريزد ؛ كما اينكه فرودآمد .منظور از بيان اين مطلب اين است كه با اهميت روابط اجزا توجه شود . در يك نظام اجتماعي نيز وضع به همين ترتيب است  . روابط و رفتار اجزاي يك نظام اجتماعي با يكديگر مي تواند نظام جامعه اي را چون سقف بي ملاط مستحكم و يا برعكس ، چون سقف فرودگاه متزلزل و ويران سازد ( علت ريزش سقف فرودگاه در بهمن 1353 اين بود كه روابط اجزا يا از ابتدا كاملاً صحيح نبود ، يا اينكه قبل از سقوط بدون توجه به منطق مجموعة سيستم يكي از ستونهاي زير سقف را برداشتند و روابط اجزا غير منطقي گرديد .)

 

انواع سيستم

اصولاً سيستمها به دو گروه تقسيم مي شوند : سيستم باز و سيستم بسته. چنانچه سيستمي با محيط خود ارتباط داشته باشد سيستم باز خوانده مي شود ، مانند انسان كه از محيط خوراك و هوا دريافت مي كند .

اشيا و جمادات نيز مي توانند به شكل سيستم باز درآيند . اصولاً مي توان گفت كه اتقلاب صنعتي اول بر اين اساس بود كه افراد بشر اين توانايي را يافتند كه در قالب سيستم باز انرژي يا نيرو را از شكلي به شكل ديگر تبديل كنند و به جاي استفاده از ماشينهاي طبيعي ( انسان و حيوانات ) از ماشينهاي مصنوعي استفاده كنند .

به طوري كه ملاحظه مي شود ماشينهاي مصنوعي نيز مانند ماشينهاي طبيعي به صورت سيستم باز كار مي كنند ، مثلاً موتور اتومبيل ، كشتي و هواپيما با استفاده از هوا و مواد نفتي كار مي كنند و نيرو توليد مي كنند . همان طوري كه انسان و حيوان نيز هوا و غذا مصرف مي كنند و انرژي توليد مي نمايند .

در اواخر جنگ دوم جهاني انقلاب صنعتي به وقوع پيوست . در اين مرحله ماشينها به منظور تغيير و تبديل اطلاعات ساخته شدند ، نه انرژي . دانش سايبرنتيك ( علم ارتباطات و كنترل ) به عنوان ركن اساسي اين انقلاب شناخته شده است . اين دانش با الگوهاي كار اطلاعات در يك سيستم يا از يك سيستم به سيستم ديگر مربوط است . بر اساس اين دانش انسان مي تواند كنترل ماشينها را به طور خودكار به خود ماشين بسپارد .

دامنة شمول سيستمهاي باز به مراتب وسيعتر از انسان و ماشين است ،همچنين شامل كلية سازمانهايي نيز مي شود كه انسان و ماشين اجزاي آنها را تشكيل مي دهند .

كلية سازمانهاي اداري و بازرگاني به صورت سيستم باز كار مي كنند ، زيرا هر سازماني از طريق وارد كردن افراد انساني ، مواد ، وسايل و اطلاعات و انجام عملياتي درداخل خود كالا يا خدمتي به محيط خود صادر مي كند و اين عمل تا زماني كه محيط براي محصول سيستم ارزش قائل است ، ادامه مي يابد . به عنوان مثال يك بيمارستان خصوصي يا عمومي را مي توان ملاحظه نمود ؛ پزشك ، بيمار ، پرستار ، دارو و وسايل وارد بيمارستان مي شوند و پس از عمليات نتيجة كار سيستم به صورت مداواي بيمار كه درواقع خدمتي به افراد خارج از سيستم بيمارستان است ، ظاهر مي شود . چنانچه روزي مردم براي نحوة كار بيمارستان و مداواي بيماران خود ارزشي قائل نشوند ، سيستم بيمارستان مزبور يكي از مهمترين اقلام وارداتي خود را از دست مي دهد و بيمارستان تعطيل و مضمحل مي شود و سيستم از كار ، باز مي ايستد.

سيستم بسته ان است كه با محيط خود هيچگونه ارتباطي ندارد . چنانچه عامل محيطي بتواند خود را داخل نمايد ، سيستم بسته از بين مي رود . بهترين نمونة سيستم بسته يك ذرة اتم است . چنانچه به طريقي امكان نفوذ به داخل يك ذرة اتم حاصل شود ، هستة اتم متلاشي و تبديل به انرژي مي شود .

به هر حال بحث نظريه سيستها دربارة سيستم باز مي باشد و به همين علت هر وقت از كلمة سيستم بحث مي شود منظور سيستم باز است .

سيستم اصلي و فرعي

ازآنجا كه مفهوم سيستم مخلوق فكر است و طرز فكر سيستمي نوعي فكر كردن است ، از اين جهت سيستم اصلي و فرعي نيز ساختة فكر است . به عبارت ديگر وقتي فرد مي خواهد پديده اي را بررسي كند ، پديدة مزبور سيستم اصلي است و اجزاي آن سيستمهاي فرعي مي باشند . مثلاً چنانچه هدف ، بررسي نظان اداري ايران باشد ، هر يك از سازمانهاي اداري اجزاي اين سيستم خواهند بود . حال چنانچه منظور فقط بررسي وضع يكي از وزارتخانه ها مانند وزارت تعاون و امور روستاها باشد . در اين صورت وزارت تعاون و امور روستاها كه دروهلة اول جزئي از كلو يا به نعبير ديگر سيستم فرعي نظام اداري به شمار مي آيد ، به صورت سيستم اصلي در نظر گرفته شده است و كلية قسمتهاي مختلف و سازمانهاي داخلي آن ، اجزا يا سيستمهاي فرعي وزارت تعاون و امور روستاها خواهند بود .

محيط سيستم

محيط سيستم عبارت از مجموع عواملي كه در خارج از سيستم قرار گرفته اند . تشخيص محيط سيستم در سيستمهاي طبيعي كار ساده است ؛ مثلاً پوست بدن حد فاصل بين سيستم بدن و محيط مي باشد . تشخيص محيط سيستمي چون اتومبيل نيز كار ساده اي است ، اما تشخيص محيط سيستمسازمانهاي اداري و بازرگاني اين جنين ساده نيست . چنانكه يك سازمان بازرسي را در نظر بگيريم ، آيا تمام افراد و وسايلي كه در داخل ساختمان سازمان بازرسي قررا گرفته اند جزء سيستم و بقيه به صورت محيط سيستم خواهند بود ؟ آيا مأموراني كه جهت بازرسي محلي به شهرستانها عزيمت كرده اند و در داخل ساختمان اصلي نيستند جزء محيط مي باشند ؟ آيا قضاتي كه به نمايندگي سازمان بازرسي به تحقيق و جمع آوري اطلاعات مشغولند و خارج از سازمان مي باشند جزء محيط مي باشند ؟ به طور قطع مي توان فعاليت آنان را جزء كار سازمان بازرسي محسوب نمود ، بنابراين در بررسي محيط سيستم مي بايستي نظري عميقتر و دقيقتر از توجه به مرزهاي ظاهري اعمال شود .

محيط نه تنها شامل آن عواملي است كه از حيطة نظارت سيستم خارج هستند ، بلكه عواملي را نيز شامل مي شود كه در بعضي از فعاليتهاي سيستم مؤثر مي باشند ؛ به عبارت ساده تر چنانچه عاملي خارج از نظارت سيستم مورد نظر باشد اما با هدفهاي سيستم مربوط باشد ، در اين صورت آن عامل جزء عوامل محيطي است . نظر مشتري نسبت به مصنوعات يك كارخانه مثال ساده اي در اين مورد مي تواند باشد .

 

 

 

اهميت و هدف از نظرية سيستمها

دنياي امروز با امكانات تكنولوژي خود عوامل اجتماعي را طوري به هم در آميخته است كه مشكلات اجتماعي ديگر بر اساس روشهاي فكري سنتي قابل حل نخواهد بود . سازمانهاي اداري و بازرگاني در يك حالت رقابت و شتاب مسائل و مشكلات گوناگوني را مي بايستي حل كنند . مشكلات موجود مي بايستي به طور بنيادي بررسي و حل گردند . نظرية سيستمها كه داراي قدرت ابتكاري است اين توانايي را به فرد مي دهد كه بهترين راه حلها را بيايد . در اهميت اين نظريه همين بس كه اكتشافات اخير فضايي ، بدون استفاده از شيوه هاي مولد نظرية سيستمها امكان پذير نبود . استفاده از مغزهاي الكترونيكي و كلية سيستمهاي خودكار بر مبناي نظرية سيستمها استوار است . استفاده از اين نظريه به خصوص براي كشورهاي در حال پيشرفت و تحول حائز كمال اهميت است ، زيرا اين كشورها نياز به راه حل هاي ابتكاري مخصوص به جامعة خود را دارند ،نظري سيستمها مشكلات را بر اساس مجموع عوامل و مقتضيات محيطي بررسي نموده و راه حل ارائه مي نمايد . در بررسي سيستمي بيتر هدف و كاركرد يك پديده ملاك قرار مي گيرد ، نه ظاهر و ساخت آن . به عنوان نمونه چنانچه بر اساس تفكر سنتي بخواهيم تعريفي از كلاس درس بنماييم مي گوييم كلاس عبارت است از محلي كه معلم و شاگرد جمع مي شوند . تعداد كافي ميز و صندلي يا نيمكت و يك تختة سياه موجود است و تنها وسيلة آموزش است ، با توجه به اينكه آموزش بايستي توسط معلم در كلاس انجام گيرد ، ملاحظه ميشود كه جهت گسترش آموزش براي جامعه اي چون ايران چه مشكلاتي در بر خواهد داشت . حال بر اساس يك ديد وسيعتري كه ناشي ازتفكر سيستمي است تعريفي ديگر از كلاس مي نماييم . بر اساس اين تعريف كلاس عبارت است از وسيله اي كه شاگرد مي تواند ازمعلم دانش بياموزد . بر اساس اين تعريف آموزش ديگر متكي به ميز و نيمكت نيست . معلم از هر وسيله اي مي تواند استفاده كند ، در اين صورت است كه وسايبل ارتباط جمعي به خصوص نقش تلويزيون در آموزش مورد توجه قرار مي گيرد .

مثال ديگري شايد اهميت طرز فكر سيستمي را در حل مشكلات بهتر توجيه كند . يكي از دانشمندان معتقد به نظرية سيستمها داستان جالبي بيان مي كند كه مؤيد اهميت نظرية سيستمها در مديريت است . داستان بدين صورت است كه دونفر از مديران يك شركت بزرگ دوره اي را درتحقيق عمليات  می گذرانند ، در اين دوره با تكنيك برنامه ريزي خطي آشنا مي شوند و مي آموزند كه اگر انها كالاهاي مختلفي در چندين كارخانه داشته باشند كه بايد به انبارها يا بازارهاي خرده فروشي توزيع شوند ، با استفاده از اين تكنيك علمي مي توان هزينة حمل كالاها را به حداقل رسانيد . اين تكنيك دقيقاً مي گويد كه بايد چه مقدار كالا از يك كارخانة خاص به يك انبار خاص حمل شود ، تا هزينة حمل به حداقل برسد ؛ وقتي اين مديران به شهر خود باز گشتند ، آنچنان تحت تأثير اين رشته مطالعات خود بودند كه به يكي از كارمندان رياضي دان خود مأموريت دادند تامقدمات اجراي اين تكنيك را با استفاده از مدل رياضي و كامپيوتر فراهم كند . پس از مطالعات لازم مديران با شگفتي دريافتند كه تكنيك جديد سالانه فقط رقمي در حدود پنجاه هزار دلار از هزينة حمل و نقل مي كاهد ؛ حال آنكه مديران انتظار صرفه جويي بيشتري را داشتند ، زيرا مجموع هزينه هاي مربوط به اجراي اين تكنيك به خصوص هزينة خدمات ماشيني بيش از مبلغ صرفه جويي در هزينة حمل و نقل مي شد.

مديران مزبور نسبت به نتيجة كار شك نمودند و از آنجا كه كامپيوتر اشتباه نمي كند ، اشتباه احتمالي را متوجه رياضي دان دانستند و براي كشف اشتباه از يك پژوهشگر استفاده نمودند . گروه پژوهشگر پس از بررسي مجدد به همان نتيجه اي رسيد كه رياضي دان عضو شركت رسيده بود . در اين ضمن پژوهشگران با ديدي وسيعتر شروع به كاوش كردند و سؤالاتي رادر مورد سياست توليد دركارخانه و چگونگي حمل كالا و مواد به كارخانه و همچنين اينكه چرا كالاي خاصي بايد به انبار خاصي حمل شود مطرح كردند . به اين ترتيب نظر خود را از سيستم فرعي حمل و نقل به مجموعة سيستم معطوف ساختند ؛ هنگامي كه تصويري از تمام سيستمي به دست آورند ، مشاهده كردند كه خط مشي موجود در مورد ميزان ذخيره كالاهاي هر انبار با توجه به كل عمليات غير منطقي است .

به طور خلاصه نتيجه اين شد كه وقتي مشكل با توجه به كلية عوامل مربوط در سيستم بررسي شد ، راه حلي پيدا شد كه امكان صرفه جويي را به دهها ميليون دلار رساند . حتي جالبتر اينكه با در نظر گرفتن فعاليت كلي سيستم اين نتيجه حاصل شد كه هزينة حمل كالا به انبار بايد افزايش داده شود .

نظرية سيستمها از جهت اينكه مشكلات را عميقاً بررسي مي كند و راه حلهاي جالب و اساسي ارائه ميدهد كاملاً مطلوب و پسنديده است . از جهتي نيز اين شيوه تفكر تامطلوب به نظر مي رسد ، زيرا در زمسنة انديشه به كلي بايد انتظار مشكلات و مسائل زيادي داشت كه معمولاً از محدودة قدرت فكري فردي خارج مي شود و به همين علت نيز مي باشد كه معمولاً پژوهشگران سيستمي به صورت گروه به بررسي مشكلات سازمانهاي اداري و بازرگاني مي پردازند .

شايد لازم باشد كاربرد اين نظريه را باذكر مثالي ديگر توجيه نمود .يكي از مشكلات بسيار پيچيدة شهر تهران ترافيك مي باشد ، فرضاً براي حل اين مشكل اول روشي ساده اقدام مي شود و با اين روش اقداماتي از اين قبيل انجام مي گيرد :

1ـ تبليغات دربارة رعايت اصول رانندگي و همچنين تذكر به عابران جهت توجه به محل عبور

2ـ يك طرفه كردن بعضي از خيابانها يا اقداماتي از اين قبيل

3ـ تشديد مجازات خلاف در رانندگي و عبور از خيابانها توسط عابران

4ـ تعريض بعضي خيابانها كه البته اين كار ساده نيست و با صرف سالها وميلياردها ريال امكان دارد

5ـ ايجاد مترو يا صرف ميليارد ها ريال و سالها وقت

6ـ ازدياد عوارض اتومبيلهاي شخصي

با اين اقدامات شايد بتوان پس از سالها چنانچه تعداد اتومبيلها ثابت بماند فقط 30 درصد از ازدحام ترافيك را كاست . حتي ممكن است با خوشبيني بهبود وضع ترافيك را تا پنجاه درصد تخمين زد ، به عبارت ديگر فضا براي تعداد بيشتري اتومبيل به وجود مي آيد ، ولي بايد به اين نكته توجه داشت كه اين فرض ما در خلاء مي باشد ، زيرا اين امكان به هيچوجه وجود ندارد كه تمام شرايط اجتماعي شهري چون تهران را ثابت نگه داشت . به طور قطع به ترتيبي كه در امور ترافيك گشايش به وجود مي آيد اتومبيلها نيز اضافه مي شود و نتيجه اينكه پس از سالها صرف وقت و ميلياردها ريال ممكن است همچنان در محل شروع قرار گيريم و گرة كور مشكل ترافيك حل نشود .

حال مشكل را با طرز فكر سيستمي يا مجموعة فكري بررسي مي كنيم . با اين طرز فكر ، ما سؤالات ساده و ابتدايي مطرح مي كنيم . اولين سؤال اين است كه مردم به چه منظور در تهران جمع شده اند ؟ و براي چه كارهايي در خيابانها اتومبيل مي رانند ؟ دريافتن پاسخ به اين سؤالات ساده ريشة مشكل ترافيك تا حدودي برملا مي شود .

جالب اينكه وقتي ريشه مشكل ترافيك شناخته شود ، به سادگي آشكار مي شود كه مشكل ترافيك فقط جزئي از مجموعه مشكلاتي است كه علل ديگر باعث ايجاد آن شده است ، يعني مشكلات ديگر عبارتند از آلودگي هوا ، كمبود آب ، بيماريهاي مختلف رواني و بدني ، انواع فساد ، تأمين مسكن و مواد غذايي و بسياري از مسائل ديگر ، حتي نكتة جالب توجه اين است كه وقتي ريشة مشكلات بررسي شود ملاحظه مي شود كه بسياري از مشكلات كه در يكي از اجزاي سيستم ظاهر مي ود ، در واقع مربوط به جزء مورد بررسي نيست . مثلاً بيشتر علل مشكلات كشاورزي خارج از نظام كشاورزي است يا علل مشكلات اداري خارج ازنظام اداري است .

مقدمات طرز فكر سيستمي

به منظور نيل به آن حالت فكري كه انسان توانايي لازم جهت بررسي شئي و تصور آن را به صورت كل بيايد مقدماتي لازم است . ( اگر چه اين مقدمات به صورت شرايط لازم مي باشد نه كافي ) . تعليق عقايد شخصي و قبول محدوديت فكري و تصويري مقدمات طرز فكر سيستمي محسوب مي شوند .

 

تعليق عقايد شخصي

به طور كلي هر فرد در اجتماعي داراي عقايد و ارزشهايي است كه اين عقايد و ارزشها به عنوان مجرايي بين تصورات مشخص وي و عالم خارج به شمار مي رود . مثلاً يك شخص متعصب مذهبي شايد نظر و تصورش نسبت به راديو ، تلويزيون و سينما با نظر و تصور يك شخص غير مذهبي يكسان نباشد و به همين ترتيب عقايد شخصي هر فرد در سازمان ، ديد و بينايي و بالنتيجه افعال او را تحت تأثير قرار مي دهد . اصولاً رفتار هر فرد بر اساس مفروضات او كه عقايد و باورها و تصوراتش مي باشد متكي است . تغيير مفروضات باعث تغيير رفتار مي شود . داستان معروف شير و شتر به دركتاب كليله و دمنه مبين اين حقيقت است كه چگونه تغيير در مفروضات باعث تغيير در رفتار مي شود . در اين داستان دمنه ( نام روباه) با حيله گري مفروضات شير را نسبت به شتر به (نام گاو) از دوستي و خوشبختي به دشمني و بدبيني تغيير ميدهد ، به حدي كه وقتي گاو دم خود را به علامت سلام و تعظيم در مقابل شير تكان مي داد ، شير تصور مي كرد كه گاو قصد حيله دارد و به همين علت شتربه را كه دوست و مشاور وفادار خود بود ، دريد .